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新一代信息化办公工具

结合学校的管理和教学需求,将企业级的效率工具如工作报告、事务交办、项目管理、协同数据表、日常工作PDCA、学校知识库、档案管理等植入到学校应用,并支持手机客户端操作,可极大提升全员工作效率和管理水平,从而提升学校教务教学的管理水平。

应用需求

缺乏灵活的消息推送和反馈机制

学校教职工之间、师生之间、学生与学生之间的很多沟通交流,更多依靠电话、手工短信、QQ等方式解决,基本处于手工操作状态。

工作汇报和项目协作管理不够灵活

学校有一个课题研究项目,计划中每个阶段中有不同任务,需要不同的人去做。现在想对这个项目进行管理,每个任务由谁在执行,进度如何?有什么问题和风险?

共享文化缺失

学校各部门、各岗位工作资料凌乱存放、随意存储,学校的大量知识,分散保存在各个服务器、各个系统、个人电脑、甚至个人的头脑中,导致信息共享困难,协同办公效率低下。关键教职工离职,学校业务、文档、重要数据可能丢失。

功能亮点

工作报告:通过系统提交工作报告,方便统计和查看,并可以关联到交办的具体事务,使领导掌握项目动态。强化PDCA,保障工作结果的达成,不断总结改进。

事务交办:事务交办是根据“沟通三原则”来设计的,适用于处理各种临时性的“短流程”业务。可以有效避免过去OA办公系统中流程设计太长或僵化,难以执行的情况。

表单流程协作:表单流程协作提供传统OA系统流程表单功能,学校可根据规章制度、结合学校的实际情况,将一部分过去通过纸质签字审批的流程提取出来。通过表单流程协作,自定义各种业务表单模板及流程,实现无纸化办公,使得各种审批手续变得简单、快捷、规范。

项目管理:项目管理可以帮助学校管理一个有一定时间跨度、涉及人员多的项目,能有效控制项目进度及风险,将项目计划等文档模板化,对项目文档统一归档。比如:省级示范校建设项目、专业建设项目、周年庆活动项目等。

协同数据表:协同数据表是用业务数据表来记录管理每个部门的各种零散的个性化需求,无须定制开发,快速创建一张自定义表头数据格式的数据表,实现数据共享。

日常工作PDCA:用好日常工作PDCA工具,让教职工事先根据事务的重要和紧急程度做好工作安排,结束时总结检查,不断优化自我管理。该工具还能将他人安排或项目分配的事务自动加载到工作任务中,减少填写工作量,提升效率。

知识库:平台支持将文档上传,统一进行管理,教职工可以进入知识库方便的检索、预览和下载文档进行学习。

档案管理:平台档案管理功能支持对教职工基本资料、家庭成员信息、证书信息、经历信息、奖惩情况、下企业信息、继续教育等信息全方位的管理,易于统计和查看。运用档案管理工具存储档案盒及盒内档案的索引信息,学校能够快速检索档案存放位置,找到目标档案。

考勤管理:运用出差管理工具,可以快捷进行出差申请、出差审批、出差费用日记账、沟通汇报、报销审查、安全管理等。出差人员在线申请后自动流转审批,能够免去四处奔走的烦恼;填写出差费用日记账,能够避免出差人员忘记发生的费用,也有助于财务报销审查;利用GPS人员定位,能够对出差人员进行安全管理,预防安全事故,避免不必要的纠纷。

出差管理:运用出差管理工具,可以快捷进行出差申请、出差审批、出差费用日记账、沟通汇报、报销审查、安全管理等。出差人员在线申请后自动流转审批,能够免去四处奔走的烦恼;填写出差费用日记账,能够避免出差人员忘记发生的费用,也有助于财务报销审查;利用GPS人员定位,能够对出差人员进行安全管理,预防安全事故,避免不必要的纠纷。

即时通信应用:与学校运营管理平台整合集成的专用即时通信工具,能实现信息共享和信息交换。除了沟通交流、文件传输等基本功能,还能够自动同步组织机构、为教职工创建关联群组、为学生按学习课程创建教学班群组。此外,该即时通信工具手机端还可以便捷办理其他事务,如请假销假、在线选课、在线学习、在线评教、课堂考勤,查看班级情况、成绩、课表等,实现随时随地办公和学习。

消息推送应用:消息管理应用于整个平台需即时推送信息的业务环节,通过短信等多种方式将业务信息即时推送到相关人员,有效提高沟通效率。

消息推送工具支持某些操作或特定条件激活的消息自动发送、手动发送、定时发送、单个发送、批量发送;支持发送个性化内容、自动实现个性化称呼;支持发送内容模板事先定制。

校园文化展示:平台支持将学校活动的图文、优秀教职工教学心得的分享文章等上传并推送到门户进行展示。

日常工作中,结合部门工艺流程和规章制度,用好新一代信息化办公工具,必将极大提升各部门管理水平和工作效率。

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